Cómo ser productivo sin trabajar: afilar la sierra

Cómo ser productivo sin trabajar: afilar la sierra

Cómo ser productivo sin trabajar: afilar la sierra

En entradas anteriores hemos incidido en que para mejorar nuestra gestión del tiempo es esencial seguir una estrategia. Esa estrategia va a determinar cómo de productivos vamos a ser, pasando de tener resultados de mejoras del 20% o 30% a 200%, 300% o incluso 1000%.

Stephen Covey, conocido por ser el fundador del Centro Covey de liderazgo (una compañía a nivel mundial especializada en formación para la gestión de negocios, herramientas para aumentar la productividad y gestión del tiempo, tanto para individuos como para organizaciones), en su libro ‘Los siete hábitos de las personas altamente efectivas’ cuenta que una forma muy sencilla de mantener una  buena estrategia es leyendo de manera sistemática.

ID-10063441Debido a la infoxicación, vemos que la multiplicación de medios de información y de documentos hace que los conocimientos técnicos que aprendamos queden obsoletos en cuestión de dos años. Por ello, la única opción para no quedarnos atrás es la formación continua.  “Afilar la sierra” para Stephen Covey es estar al día de todos los cambios, avances, progresos, nuevos sistemas y novedades que se generen en nuestro ámbito y en los de alrededor.

Los consejos que os proponemos, siguiendo la línea de Covey, son:

  • Lectura sistemática de contenidos muy actuales: es necesario incorporar la lectura a nuestras tareas diarias.  Actualmente existen multitud de plataformas que ofrecen audiolibros, que nos permiten “leer” mientras realizamos otras actividades.
  • Asistir a congresos especializados, seminarios o webinars, o visitar foros y webs especializadas que estén a la última.
  • Leer en inglés: la mayoría de estudios, investigaciones y avances se hacen en esta lengua y hasta que son traducidos al castellano ha pasado un tiempo considerable y ya hay otros nuevos.

Todo esto nos servirá para estar actualizados si nos surge algún problema, ya que a la hora de abordarlo tendremos más recursos porque conoceremos las últimas técnicas para ello. De este modo se multiplicarán las posibilidades de conseguir resultados espectaculares.

Si quieres conocer una herramienta que te permitirá tener el control de todas las tareas que debes de realizar para conseguir tus objetivos, y así ser 100% productivo, prueba Foulders:

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Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

1º CursoHoy se han puesto en marcha unas jornadas de tres días para  aprender de GTD y Productividad 2.0 en Sevilla. Nuestro CEO, Joaquín Peña, es el encargado de dar forma y abrirnos las puertas de la organización a través de estas técnicas tan conocidas y aplaudidas.

Para esta primera cita con el GTD, Joaquín ha iniciado la exposición poniéndonos en contexto del ritmo de vida actual de las personas, donde todos tenemos más responsabilidades y tareas diarias de las que podemos abarcar, donde el cambio a entorno 2.0 obliga a redefinir todas y cada unas de nuestras formas de hacer las cosas  y ámbitos, y donde la Infoxicación (exceso de información) es el orden del día.

Este exceso de responsabilidades y de tener que recordar más ideas y tareas de la cuenta hace que se genere un estado de estrés en nuestro organismo y que seamos incapaces de pensar con claridad lo que impide que seamos eficientes y productivos.

Esto es algo aplicable a todo los ámbitos de la vida, por ello el curso se llama ‘Aprende a organizarte en el trabajo, en la familia, los amigos y en casa’, pero en nuestra faceta vamos a centrarnos en el ámbito empresarial. Todo el mundo piensa que no gestiona bien su tiempo y que no está atendiendo a todas sus responsabilidades. Para ello, nuestro CEO asegura que GTD bien aplicado y fundamentalmente basado en una estrategia adecuada, va a suponer que perdamos un 20% menos el tiempo a la hora de desempeñar tareas.

A la hora de llevar a cabo nuestro perfil profesional ideal o de desempeñar nuestro trabajo de la manera más eficiente, Joaquín señala que debemos ‘ser tigres’, es decir, separarnos del rebaño que son el resto de profesionales de nuestro ámbito que no se salen de la norma y así destacar.  Esto supone un riesgo, pero quien cambia de estrategia y es proactivo en la mayoría de las ocasiones triunfa, saca la creatividad que todos tenemos y de alguna forma u otra eso se ve reflejado en la productividad. Por ello, aplicar GTD en nuestro modo de vida, va a ser una forma novedosa, diferente y organizada de plantarle cara al día a día para obtener buenos resultados. Recordamos que ésta técnica es muy utilizada y respaldada por profesionales que aseguran su efectividad.

Más adelante Joaquín nos ha hablado de la importancia de las listas y de definir hacia dónde queremos llegar en lo que hacemos en la vida, tanto sea en el ámbito personal, profesional, deportivo, o cualquier otro al que le tomemos importancia. Se trata de fijar objetivos claros en los que pongamos todo nuestro esfuerzo para remar hacia su consecución, al igual que se van colocando ladrillos para construir un edificio. “Si tienes muchos puntos y no sólo uno sobre el que actuar, no construirás un edificio importante, sino un pueblo”, explica Joaquín a modo de metáfora.

En la línea de lo anterior, nuestro CEO ha remarcado la importancia de tener un objetivo claro pero de no dejar atrás parcelas de la vida que son muy importantes para el ser humano, como son la familia, los amigos, el deporte o los hobbies; porque no todo es trabajo en esta vida. Ha puesto varios ejemplos, a través de la ‘Teoría de la pirámide hueca‘, en los que se ha visto claro que a felicidad depende en gran medida del contexto social de las personas, independientemente del sueldo o de la posición que tengamos en la empresa. Para ello, y aunque parezca descabellado es fácil de llevar a cabo, es interesante realizar una lista en la que repartas las 168 horas que tiene una semana, de esta forma veremos cómo perdemos bastante tiempo y cómo podríamos realizar tanto tareas del trabajo o actividades de ocio llevando un equilibrio perfecto de nuestras horas.

Finalmente, y para cerrar la sesión de hoy con pautas básicas de GTD, Joaquín ha puesto en valor los siguientes puntos:

  • La primera base de #GTD: es que tenemos que aceptar que nuestra mente no es capaz de procesar por sí sola toda la información y el trabajo que tenemos
  • Segunda base de #GTD: para no sufrir el estrés que nos genera el ritmo de vida actual tenemos que usar herramientas que nos ayuden a vivir y a gestionar el tiempo
  • Tercera base de #GTD: hay que vaciar la mente de trabajo para ver a realidad de forma más clara y poder ser más eficiente porque para ser feliz y mantener la energía, es necesario el equilibrio.

Las sesiones se llevarán a cabo durante todas las tardes de esta semana en la ETSII de la Universidad de Sevilla y también será posible acudir a las charlas virtualmente a través de streaming. De la misma manera, durante todas las exposiciones puedes seguir el desarrollo del taller a través del Twitter @Foulders.

1ª parte: Gestionar el conocimiento es más fácil de lo que crees

1ª parte: Gestionar el conocimiento es más fácil de lo que crees

ordenGestionar el conocimiento en cualquier empresa es muy similar a mantener  el orden en casa. El orden es algo vital y necesario para el funcionamiento de cualquier organización que se preste y como en él estriba un alto porcentaje del éxito de una empresa, con este post queremos ayudarte a ordenar todo en menos de lo que esperas.

El libro ‘Unstuff your life’ de Andew J. Mellen te da dos claves básicas muy sencillas de llevar a cabo para mantener el orden en cualquier ámbito de nuestras vidas, algo perfectamente aplicable en las empresas:

  1. Todas las cosas tienen que tener un sitio
  2. Agrupar las cosas similares en el mismo lugar

El protocolo de actuación y trabajo dentro de las empresas debe basarse en esto, es decir, toda la documentación debe estar ordenada y registrada siempre teniendo asignada un sitio o una carpeta específica bajo un nombre determinado y según el ámbito al que se refiera.

Para verlo más claro ponemos el ejemplo con un proyecto:

A la hora de llevar a cabo un proyecto es inevitable generar todo este tipo de documentación: la información necesaria para el proyecto, el sistema de trabajo llevado a cabo, los componentes del equipo de trabajo, los emails intercambiados para su desarrollo, las conversaciones que se han generado durante la ejecución, la agenda o planificación del proyecto, el acta de reuniones, las facturas de los proveedores, las bases de datos de los clientes… etc.

¿CUAL ES EL PROBLEMA QUE ENCONTRAMOS PARA HACER TODO ESTO?

Pues que hoy en día tenemos el correo por un lado, los documentos por otro, las conversaciones con los compañeros por otro, las facturas amontonadas en otro sitio… y resulta costoso y engorroso trabajar con ellos porque el trabajador tiene que buscar cada documento en un lugar diferente retrasando así su ritmo de trabajo y disminuyendo severamente su productividad.

¿QUÉ SOLUCIÓN TE PROPONEMOS?

Volvemos a las dos pautas anteriores: Asignar a cada cosa un lugar y que cada archivo esté aglutinado con archivos del mismo proyecto. Algo tan sencillo como establecer una carpeta o foulder para cada proyecto y que dentro de ella haya subcarpetas específicas para: emails, facturas, bases de datos, documentos, planificaciones y calendarios, entre otros. Con Foulders es posible y se hace automatizado pero si no es a través de nuestro software, las organizaciones deberían buscar el sistema de llevar a cabo esas dos pautas y verán inevitablemente aumentada su productividad.

¡Pon en orden tu vida con Foulders!

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Problemas que no sabes que tenías con el email en tu empresa

Problemas que no sabes que tenías con el email en tu empresa

Para ilustrar el problema tomemos como ejemplo una organización sencilla que se dedica a la prestación de servicios de asesoría fiscal, contable y legal a la que llamaremos AFCL. Por ejemplo, supongamos que un cliente se comunica con AFCL para entregarle un conjunto de facturas que deberán ser procesadas para su inclusión en los estados contables de la empresa y para las presentaciones de impuestos fiscales pertinentes.

En la actualidad, ya sea vía correo electrónico o plataforma de Empresa 2.0, lo más probable es que AFCL reciba esta documentación en formato electrónico. Si nos vamos a las semanas cercanas a la declaración de impuestos trimestrales, la cantidad de correo prácticamente se ¿triplica? ¿duplica? Cuando uno de los empleados de contabilidad recibe un conjunto de facturas de un cliente, habitualmente tendrá que:

  1. Almacenar la información para que quede disponible para los empleados de AFCL que la necesiten.
  2. Anotar los asuntos pertinentes que tiene que realizar.
  3. Enviar un mensaje a la persona encargada de los aspectos fiscales para que las incluya en las siguientes declaraciones de impuestos.
  4. Notificar al directivo pertinente que esta actividad se está llevando a cabo.

Además, la legislación contable y fiscal no tiene por que ser conocida por los clientes y suele cambiar, por lo que en muchos casos se producirá una comunicación con el interesado para aclarar dudas y tomar decisiones. Estas dudas suelen ser similares de un cliente a otro pero se resuelven de manera individualizada duplicando este trabajo.

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Imagen: http://ticsdeprofes.blogspot.com.es

En este contexto, los empleados sufren una sobrecarga de información y trabajo que hace que sea difícil mantener:

  1. Una comunicación eficiente, pues es frecuente la utilización de correos en copia para mantener a las personas informadas y también suele ocurrir que tanto empleados como clientes pidan a otro de los integrantes documentación que no encuentran.
  2. Un almacenamiento de la información eficaz, debido a que en contextos de sobrecarga de información aumenta la probabilidad de que ésta no sea recopilada y estructurada convenientemente. Por ejemplo, abandonándola en forma de adjuntos en la bandeja de entrada del correo electrónico.
  3. Una realización del trabajo productiva y libre de errores, ya que en contextos donde la cantidad de trabajo supera las capacidades de la memoria a corto plazo (de 5 a 9 tareas pendientes), a no ser que se documenten las tareas pendientes en un sistema fiable, aumenta la probabilidad de errores y, por tanto, de pérdidas económicas cuyo coste tiene que asumir la empresa.

En este proceso, podemos observar que todo el flujo de trabajo e información circula dentro de la organización a través de mensajes entre sus integrantes, proveedores y clientes. Si monitorizamos estas conversaciones, podremos de manera sencilla observar los pasos a realizar para llevar a cabo el proceso anterior.

¿Sabes cómo cambiar esta situación y mejorar los resultados productivos y/o económicos de tu empresa? Regístrate en Foulders y conócenos

¿Por qué hoy estamos más estresados que hace 10 años?

¿Por qué hoy estamos más estresados que hace 10 años?

El volumen de trabajo, las responsabilidades, los compromisos y, sobre todo, la cantidad de información a la que estamos sometidos en nuestra vida diaria y laboral es cada vez mayor. De hecho, según estudios recientes la información técnica se duplica cada 2 años.

Bernardo Hernández, directivo de Google, comentaba en el II Congreso de Mentes Brillantes en Madrid, que el ser humano actualmente genera cada dos días, prácticamente el mismo volumen de información que existía desde los comienzos hasta el año 2003. A esto se le denomina infoxicación o sobrecarga informativa.

Este problema cada vez afecta a más gente, una prueba de ello es la proliferación de artículos en prensa que tratan el asunto como “Atentos a todo… y a nada” (El País), “Saturados de Información” (El País) o, incluso, anuncios de primeras marcas como este:

En esta línea, el psicólogo David Lewis creó el concepto de Síndrome de Fatiga Informativa en los años 90. En su informe “Dying for information?” (¿Muriendo por la información?) lo define como la fatiga o cansancio que produce manejar excesivas cantidades de datos, que suele ir acompañada de síntomas que afectan al organismo impidiendo llevar a cabo una vida normal. Este síndrome se manifiesta con dolor de estómago, pérdida de visión, problemas de atención y concentración, dificultad para el análisis y la toma de decisiones, ansiedad, estrés, entre otros.

Podría parecer exagerado, pero párate un momento a pensar: ¿Seguro que no te ha agobiado en algún momento el correo, las redes sociales, o las cosas que tienes pendientes por leer? ¿O has sentido que no eras capaz de procesar y entender tantos datos? ¿Sabes que podrías hacer para remediarlo?

¡Prueba Foulders y olvídate del estrés!

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