Las bases de GTD punto central de la tercera sesión del taller de Joaquín Peña

Las bases de GTD punto central de la tercera sesión del taller de Joaquín Peña

Las bases de GTD

En el ‘I Taller de GTD y Productividad 2.0’ impartido esta semana en Sevilla de la mano de Joaquín Peña, vamos avanzando poco a poco y profundizando cada vez más en cómo conseguir ser realmente organizados en muchos ámbitos de nuestra vida para así ser más productivos. En esta tercera sesión, hemos continuado con el final de la segunda donde solamente se nos citó cuáles eran las bases y las fases de GTD: RECOPILAR, PROCESAR, ORGANIZAR, REVISAR y HACER. (más…)” href=”http://www.foulders.com/foulders/2013/07/las-bases-de-gtd-punto-central-de-la-tercera-sesion-del-taller-de-joaquin-pena/#more-3194″ class=”read-more-align-left”>(más…)

Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

Primera sesión del Taller de GTD y Productividad 2.0

1º CursoHoy se han puesto en marcha unas jornadas de tres días para  aprender de GTD y Productividad 2.0 en Sevilla. Nuestro CEO, Joaquín Peña, es el encargado de dar forma y abrirnos las puertas de la organización a través de estas técnicas tan conocidas y aplaudidas.

Para esta primera cita con el GTD, Joaquín ha iniciado la exposición poniéndonos en contexto del ritmo de vida actual de las personas, donde todos tenemos más responsabilidades y tareas diarias de las que podemos abarcar, donde el cambio a entorno 2.0 obliga a redefinir todas y cada unas de nuestras formas de hacer las cosas  y ámbitos, y donde la Infoxicación (exceso de información) es el orden del día.

Este exceso de responsabilidades y de tener que recordar más ideas y tareas de la cuenta hace que se genere un estado de estrés en nuestro organismo y que seamos incapaces de pensar con claridad lo que impide que seamos eficientes y productivos.

Esto es algo aplicable a todo los ámbitos de la vida, por ello el curso se llama ‘Aprende a organizarte en el trabajo, en la familia, los amigos y en casa’, pero en nuestra faceta vamos a centrarnos en el ámbito empresarial. Todo el mundo piensa que no gestiona bien su tiempo y que no está atendiendo a todas sus responsabilidades. Para ello, nuestro CEO asegura que GTD bien aplicado y fundamentalmente basado en una estrategia adecuada, va a suponer que perdamos un 20% menos el tiempo a la hora de desempeñar tareas.

A la hora de llevar a cabo nuestro perfil profesional ideal o de desempeñar nuestro trabajo de la manera más eficiente, Joaquín señala que debemos ‘ser tigres’, es decir, separarnos del rebaño que son el resto de profesionales de nuestro ámbito que no se salen de la norma y así destacar.  Esto supone un riesgo, pero quien cambia de estrategia y es proactivo en la mayoría de las ocasiones triunfa, saca la creatividad que todos tenemos y de alguna forma u otra eso se ve reflejado en la productividad. Por ello, aplicar GTD en nuestro modo de vida, va a ser una forma novedosa, diferente y organizada de plantarle cara al día a día para obtener buenos resultados. Recordamos que ésta técnica es muy utilizada y respaldada por profesionales que aseguran su efectividad.

Más adelante Joaquín nos ha hablado de la importancia de las listas y de definir hacia dónde queremos llegar en lo que hacemos en la vida, tanto sea en el ámbito personal, profesional, deportivo, o cualquier otro al que le tomemos importancia. Se trata de fijar objetivos claros en los que pongamos todo nuestro esfuerzo para remar hacia su consecución, al igual que se van colocando ladrillos para construir un edificio. “Si tienes muchos puntos y no sólo uno sobre el que actuar, no construirás un edificio importante, sino un pueblo”, explica Joaquín a modo de metáfora.

En la línea de lo anterior, nuestro CEO ha remarcado la importancia de tener un objetivo claro pero de no dejar atrás parcelas de la vida que son muy importantes para el ser humano, como son la familia, los amigos, el deporte o los hobbies; porque no todo es trabajo en esta vida. Ha puesto varios ejemplos, a través de la ‘Teoría de la pirámide hueca‘, en los que se ha visto claro que a felicidad depende en gran medida del contexto social de las personas, independientemente del sueldo o de la posición que tengamos en la empresa. Para ello, y aunque parezca descabellado es fácil de llevar a cabo, es interesante realizar una lista en la que repartas las 168 horas que tiene una semana, de esta forma veremos cómo perdemos bastante tiempo y cómo podríamos realizar tanto tareas del trabajo o actividades de ocio llevando un equilibrio perfecto de nuestras horas.

Finalmente, y para cerrar la sesión de hoy con pautas básicas de GTD, Joaquín ha puesto en valor los siguientes puntos:

  • La primera base de #GTD: es que tenemos que aceptar que nuestra mente no es capaz de procesar por sí sola toda la información y el trabajo que tenemos
  • Segunda base de #GTD: para no sufrir el estrés que nos genera el ritmo de vida actual tenemos que usar herramientas que nos ayuden a vivir y a gestionar el tiempo
  • Tercera base de #GTD: hay que vaciar la mente de trabajo para ver a realidad de forma más clara y poder ser más eficiente porque para ser feliz y mantener la energía, es necesario el equilibrio.

Las sesiones se llevarán a cabo durante todas las tardes de esta semana en la ETSII de la Universidad de Sevilla y también será posible acudir a las charlas virtualmente a través de streaming. De la misma manera, durante todas las exposiciones puedes seguir el desarrollo del taller a través del Twitter @Foulders.

I Taller sobre Productividad 2.0 y GTD los días 16,17 y 18 de Julio, Presencial (Sevilla) y Webinar Online

I Taller sobre Productividad 2.0 y GTD los días 16,17 y 18 de Julio, Presencial (Sevilla) y Webinar Online

Curso sobre Productividad 2.0 y GTD

Inscribirme al taller

Los días 16, 17 y 18 de julio tendrá lugar la primera edición del taller sobre Productividad 2.0 y  GTD impartido por  Joaquín Peña, CEO de Foulders.

Cuándo: 16, 17 y 18 de Julio de 16:00 a 20:30

Lugar:

  • ETSI Informática. Aula de Grados. Avda. Reina Mercedes sn, 41012 Sevilla.
  • Webminar Online si vives fuera de Sevilla

Objetivo: Aprender a gestionar el correo electrónico y las redes sociales para ser más productivos en un entorno 1.0 y 2.0 basándose en la metodología GTD. En concreto:

  1. Mejora de la productividad, eficacia y eficiencia en la gestión de EMAIL y Redes Sociales
  2. Mejora de la gestión de información y la generación de contenidos
  3. Aprender cómo se debe gestionar y controlar el correo electrónico
  4. Mejorar la creatividad/Innovación de manera sistemática
  5. Reducción del estrés
  6. Conciliación vida personal/laboral

¿A quién va dirigido el curso? Nos dirigimos a todos los trabajadores de la información, directivos, mandos intermedios y community managers para los que la gestión del correo electrónico, los mensajes en redes sociales y el exceso de información son difíciles de manejar. A estas personas se les ayudará a gestionar esta información de manera eficaz siguiendo las fases de Getting Things Done y herramientas 2.0.

Certificado de realización: Se emitirá un certificado de la realización del curso

Precio:

  • El curso tiene un coste de 200€  120€ IVA incluido. Esto es una oferta especial con 40% de descuento por ser la primera edición (los precios estándar de estos cursos con igual duración oscilan entre los 180€ y los 700€) .
  • También se puede seguir el curso a través de Webinar, en este caso el precio es de 40€.

Bonificación fundación tripartita: Es posible realizar el curso a través de los créditos de formación del a fundación tripartita. Para ello deberá indicarlo en su solicitud y supondrá un sobrecoste en la inscripción por gastos de gestión. En este caso, contacte con nosotros en info arroba foulders punto com.

Inscripciones: inscríbete rellenando el siguiente formulario. Una vez inscrito te enviaremos los datos para realizar el abono de la inscripción.

Inscribirme al taller

Ponente

El ponente del curso será nuestro CEO Joaquín Peña, Phd, MBA, CEO Foulders y Organizador y promotor www.e20biz.es, Profesor Sistemas de Información 2.0 e Ing. del Software en U. Sevilla. Ver CV completo en Linked-in

Como un pequeño adelanto, puedes ver la ponencia que Joaquin Peña impartió sobre este tema en el 2º Congreso Nacional de Empresa 2.0 y Social Business (www.e20biz.es)

Contenidos

Introducción

Las cantidades de mensajes en redes sociales, correo electrónico y de información a manejar en el día a día han crecido y singuen creciendo de manera exponencial en los últimos años. Como se puede observar en la gráfica, esto sigue creciendo día a día.

email-dachis

Además, el mundo “social” o 2.0 impone ritmos de trabajo muy altos donde los trabajadores de la información se ven abocados a realizar gran cantidad de tareas de pequeño tamaño en un entorno de prioridades cambiantes y constantes interrupciones.

Lee Bryant, Director General de Dachis Group Europa (consultora líder mundial en Empresa 2.0), en el 1er Congreso Nacional de Empresa 2.0 y Social Business 2012 – www.e20biz.es, organizado por el equipo de Foulders y JC del Arco, consciente de este problema, remarcó durante su Keynote que:

 “las metodologías de gestión del tiempo 2.0 como Getting Things Done (GTD) son imprescindibles en el contexto empresarial actual y, sin duda, en la Empresa 2.0. “
Lee Bryant.
MD Dachis Group Europe

Por esto, se está considerando la formación en estos contenidos como una obligación para cualquier empleado.

 Bloque 1: La productividad se consigue con actitud y gestión del tiempo

La mayoría de los trabajadores de la información saben cuáles son sus limitaciones y que debería hacer para mejorar su gestión del tiempo, pero aun así no lo hacen. Este bloque está enfocado en atacar las raíces del problema. “sin la actitud correcta, se puede saber cómo gestionar el tiempo, pero no se hará”.

  1. Mejoras estratégicas vs. Mejoras operativas: En el trabajo de la información es cada vez más “creativo” y menos predefinido. En esta sección se expone cómo una estrategia innovadora produce grandes resultados (con poco consumo de tiempo) mientras que una mejora operativa (mejor gestión del tiempo) produce pequeñas mejoras.
  2. Proactividad vs. Reactividad: Cómo tomar control sobre el trabajo y aumentar nuestros niveles de proactividad. La importancia de dedicar tiempo a pensar.
  3. Fijando objetivos dentro de la organización: Cómo encontrar nuestros puntos fuertes y fomentar el resultado propio alineándolo con la organización. Cómo diferenciarse dentro de la empresa.
  4.  Trabajo vs. Familia vs. Hobbies: Cómo mantener la energía y la motivación en un entorno duro de trabajo conciliando vida online y offline. Cómo el trabajo drena energía, mientras que la familia y los hobbies la recargan.
  5. Alcanzando grandes objetivos: Fomentar los buenos hábitos y eliminar los malos hábitos.

 Bloque 2: Iniciación a la gestión del tiempo para los “trabajadores de la
información”

Las personas no están preparadas para asimilar grandes cantidades de información ni para manejar grandes cantidades de trabajo. En este bloque se analizará la naturaleza humana y sus limitaciones y se exponen las bases para solucionar el problema: la sobrecarga de información y de trabajo.

  1. Bases sobre las que se apoya GTD (Getting Things Done): Cómo las limitaciones cognitivas del cerebro humano derivan en estrés en el contexto actual de trabajo. Bases para eliminar el estrés derivado de esta limitación.
  2. GTD simplificado para principiantes en tres fases – cómo controlar el correo y las redes:
    1. Recopila todo el trabajo para mantener la mente clara.
    2. Revisa el trabajo pendiente y decide en qué trabajar y en qué no trabajar.
    3. Hazlo y enfócate en la tarea actual mientras gestionas las interrupciones.
  3. Mejores prácticas.

 Bloque 3: Profundizando en la gestión del tiempo para los
“trabajadores de la información”

Una vez sentadas las bases, se estudiarán las distintas situaciones con las que nos encontramos en el día a día para determinar cuáles son las mejores formas para abordarlas de manera eficiente y eficaz.

  1. Organizando la oficina: Cómo aumenta la productividad haciendo pequeñas modificaciones en el entorno de trabajo.
  2. Cómo recopilar el trabajo pendiente de forma ordenada y fácil.
  3. Ordenar y procesar el trabajo pendiente: Cómo recopilar el trabajo pendiente para optimizar la toma de decisiones.
  4. Cómo fijar objetivos de trabajo diario, semanal, etc.: Cómo revisar el trabajo pendiente para tomar decisiones que maximicen los resultados.
  5. Planificación Natural
  6. Hacer: Cómo mantenerse enfocado en un entorno de constante cambio e interrupciones.
  7. Delegando trabajo
  8. Reuniones
  9. Cómo empezar a aplicar GTD
  10. Principales errores y soluciones
  11. Conclusiones y discusión

Bloque 4: Gestión del tiempo para el trabajadores de la información con herramientas 2.0 e emails

Una vez conocidas las principales técnicas para la correcta gestión del tiempo, en este bloque se hace un recorrido por las distintas herramientas 2.0 que podemos utilizar para mejorar la productividad y eficacia en las labores diarias.

  1. Reglas para controlar el correo: filtros, escribir correos eficaces, etc.
  2. Herramientas para la gestión del correo electrónico
  3. Herramientas básicas 2.0
  4. Cómo ser productivo con herramientas 2.0 para mejorar la elaboración y gestión de contenidos/documentos
  5. Cómo aplicar las fases de GTD en redes sociales
  6. Herramientas 2.0 colaborativas

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Las metodologías de gestión del tiempo no valen para nada si …

Las metodologías de gestión del tiempo no valen para nada si …

La mayoría de las metodologías de gestión del tiempo están enfocadas en mostrarnos los pasos que tenemos que dar en nuestro día a día para ser más eficaces.

La mayoría de ellas, bajo mi punto de vista, adolecen de dos problemas muy importantes.

  1. Ser productivos en base a la fuerza de voluntad, en vez de por motivación intrínseca.
  2. Enfocarse en las rutinas diarias en vez de en nuestro modo de pensar, que es donde realmente podemos conseguir grandes mejoras.

Problema: Ser productivos por el camino de la fuerza de voluntad.

Si bien es verdad que el hábito hace al monje, también es cierto que el camino más difícil para instaurar una nueva forma de actuar quizá sea a través de obligarse a adoptar nuevos hábitos.
La mayoría de las metodologías, por no decir todas, se apoyan en que:

en base a fuerza de voluntad debemos adquirir una serie de hábitos que en última instancia nos harán más productivos

De esta forma, al comenzar a aplicar una metodología de productividad nuestro esquema de pensamiento suele ser el mostrado en la figura. Detectamos que tenemos un problema de organización y decidimos obligarnos a solucionarlo para así ir adquiriendo los hábitos correctos.
El problema reside en que en cuanto flaqueamos en nuestros niveles de fuerza de voluntad, y nuestra tendencia natural es la de flaquear, el sistema de productividad se viene abajo. Si ya sigues alguna metodología, como Getting Things Done, por ejemplo, seguro que has tenido un “apretón de trabajo” y has abandonado todos los hábitos productivos durante ese tiempo. ¿no es cierto?

La preguntas que debemos hacernos son las siguientes:

¿Por qué aún sabiendo que estos hábitos son beneficiosos no los mantenemos?
¿Por qué hay personas que hacen una buena gestión de su tiempo de manera innata y por qué hay otras que no?

Una vez detectemos las diferencias de base, podremos hacer que los hábitos de productividad no sean una obligación sino algo que nuestro cerebro nos pide para trabajar de manera cómoda.

En general, si queremos hacer un gran cambio en nuestra forma de actuar, y la gestión del tiempo, bajo mi punto de vista, recae en la categoría de los grandes cambios, la mejor estrategia es buscar los esquemas mentales que nos hacen ser de ese modo, que nos motivan a actuar de esa manera, más que intentar por la fuerza instalar en nuestra conducta nuevas formas de actuar. Para ello podríamos plantearnos dar los siguientes pasos:

  1. Beneficios al aplicarlas: Preguntarnos por qué voy a seguir cada una de las rutinas, y enfocarse en el beneficio personal que voy a obtener, en vez de autoimponerse la obligación de hacerlo.Por ejemplo, ¿Por qué es buena idea acostumbrarse a resolver las tareas de menos de 2 minutos en el instante en que se detectan? Porque nos crea sensación de haber resuelto muchos problemas y de que el día ha sido un éxito. Nos libera de gran cantidad de tareas y preocupaciones para el día siguiente.
  2. Problemas al no aplicarlas: Preguntarnos que desventajas tendremos si no seguimos esa rutina. Esto nos permitirá hacernos cargo del problema cuando surja por no haber seguido la rutina.Por ejemplo ¿qué ocurre si no resuelvo las tareas de menos de 2 minutos? Por regla general el 80% de las tareas son de menos de 2 minutos (en mi caso).Si cada día me llegan, por ejemplo, 15 tareas de este tipo, cada semana que no aplique la rutina hace aumentar la lista de cosas pendientes en 75 tareas. El resultado final es que al ver una lista de tareas de un tamaño grande no evaluamos si requieren más o menos tiempo, y esto provoca estrés y quedar mal con las personas que esperan respuesta a esas tareas (más estrés).Además, mientras más tiempo se pospone una tarea, mayor es la probabilidad de que la sigamos posponiendo; incluso hasta un punto donde ya hemos quedado tan mal que no da más pudor terminarla y excusarnos por el tiempo pasado que dejarla sin hacer esperando que las personas relacionadas con la misma no recuerden que están esperando el resultado.

 

Así pues, podemos cambiar un esquema de motivación basado en la fuerza de voluntad por un esquema como el mostrado en la figura, donde apoyamos nuestra estrategia en encontrar la motivación para desear aplicar los hábitos conociendo lo que se gana al llevarlos a cabo y lo que se pierde al no aplicarlos.

Si eres de los que te cuesta seguir las rutinas impuestas por las metodologías de gestión del tiempo, buscar tu motivación para cada una de ellas siguiendo los pasos anteriores te ayudará a comprender mejor por qué quieres seguir estas rutinas y aumentará tu nivel de motivación.

Problema 2: Las mejoras en el enfoque son mucho más potentes que las metodologías de gestión del tiempo

Para explicar esto, en mis charlas sobre gestión del tiempo siempre incluyo un bloque completo casi de la misma duración que la que dedico a las rutinas de gestión del tiempo en sí mismas. Siempre utilizo un ejemplo que consiste en construir aviones de papel con una limitación de tiempo. Hay personas del público que consiguen hacer decenas de aviones, personas que consiguen en el mismo tiempo construir centenares de aviones, y algunos que incluso consiguen construir miles de aviones. La única diferencia reside en el modelo de avión que diseñan.

Si estudiamos estos resultados es muy sencillo darse cuenta que con modelos de avión similares conseguiremos resultados similares. Incluso si tomamos mucha destreza en la construcción de ese modelo de avión podremos incrementar el número de aviones construidos, pero nunca más allá de un 30%. Sin embargo, si de partida comenzamos con un modelo de avión que nos permite construir miles de ellos y competimos con alguien con un modelo que se mueve en el orden de las decenas, la destreza construyendo nuestro modelo de avión nos servirá de poco.

En la gestión del tiempo ocurre lo mismo. Si somos muy buenos aplicando las rutinas de la gestión del tiempo, conseguiremos mejoras de hasta un 30% al igual que ocurre si adquirimos mucha destreza en la construcción de un avión. Sin embargo, si somos capaces de plantear objetivos y caminos para conseguirlos esos objetivos que nos hacen movernos en el rango de miles de aviones podremos conseguir mejoras del 1000%.

La gestión del tiempo persigue aumentar nuestra productividad, ¿cierto? entonces no debemos olvidar que

una buena estrategia nos permite acceder a mejoras de un 1000% y una buena ejecución (gracias al dominio de la gestión del tiempo) de un 30%.

 

Conclusión

En primer lugar, para aplicar las técnicas de gestión del tiempo debemos tener claro qué vamos a ganar y qué vamos a perder si nos despistamos en su aplicación. Merece la pena hacer el esfuerzo de analizar esto en los inicios pues este conocimiento es algo que se alcanza después de muchos meses, o incluso años, por el método de la “fuerza de voluntad”.

Comprende qué ganas con la gestión del tiempo para tener éxito en su aplicación

Por otro lado, antes de preocuparse en exceso por una buena gestión del tiempo, debemos prestar mucha atención a cómo fijamos nuestros objetivos y las estrategias que nos planteamos para conseguirlos. Se puede aprender a fijar objetivos y caminos para conseguirlos con mayor potencial de manera sistemática y natural, pero los metodologías de gestión del tiempo suelen ignorar este aspecto, o tratarlo muy de pasada.

Fijando buenos objetivos conseguimos mejoras de productividad muy superiores a las conseguidas aplicando metodologías. No lo olvides!

En este video profundizo en estos aspectos:

WLC – Coaching y Mejora Personal from Asociación Ingenius on Vimeo.

Jornadas WLC: Workteam, Leadership and Coaching. En esta ocasión tenemos a D. Joaquín Peña Siles (emacmas) hablando sobre Coaching y Mejora Personal. Si fuera de vuestro interés realizar un curso para profundizar sobre la temática (o sobre otros temas parecidos), podéis contactar en: formacion@foulders.com. Más información: http://ingenius.informatica.us.es/index.php/es/noticias/ingenius/133-jornadas-wlc?utm_source=vimeo&utm_medium=web&utm_campaign=wlc

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