1ª parte: Gestionar el conocimiento es más fácil de lo que crees

1ª parte: Gestionar el conocimiento es más fácil de lo que crees

ordenGestionar el conocimiento en cualquier empresa es muy similar a mantener  el orden en casa. El orden es algo vital y necesario para el funcionamiento de cualquier organización que se preste y como en él estriba un alto porcentaje del éxito de una empresa, con este post queremos ayudarte a ordenar todo en menos de lo que esperas.

El libro ‘Unstuff your life’ de Andew J. Mellen te da dos claves básicas muy sencillas de llevar a cabo para mantener el orden en cualquier ámbito de nuestras vidas, algo perfectamente aplicable en las empresas:

  1. Todas las cosas tienen que tener un sitio
  2. Agrupar las cosas similares en el mismo lugar

El protocolo de actuación y trabajo dentro de las empresas debe basarse en esto, es decir, toda la documentación debe estar ordenada y registrada siempre teniendo asignada un sitio o una carpeta específica bajo un nombre determinado y según el ámbito al que se refiera.

Para verlo más claro ponemos el ejemplo con un proyecto:

A la hora de llevar a cabo un proyecto es inevitable generar todo este tipo de documentación: la información necesaria para el proyecto, el sistema de trabajo llevado a cabo, los componentes del equipo de trabajo, los emails intercambiados para su desarrollo, las conversaciones que se han generado durante la ejecución, la agenda o planificación del proyecto, el acta de reuniones, las facturas de los proveedores, las bases de datos de los clientes… etc.

¿CUAL ES EL PROBLEMA QUE ENCONTRAMOS PARA HACER TODO ESTO?

Pues que hoy en día tenemos el correo por un lado, los documentos por otro, las conversaciones con los compañeros por otro, las facturas amontonadas en otro sitio… y resulta costoso y engorroso trabajar con ellos porque el trabajador tiene que buscar cada documento en un lugar diferente retrasando así su ritmo de trabajo y disminuyendo severamente su productividad.

¿QUÉ SOLUCIÓN TE PROPONEMOS?

Volvemos a las dos pautas anteriores: Asignar a cada cosa un lugar y que cada archivo esté aglutinado con archivos del mismo proyecto. Algo tan sencillo como establecer una carpeta o foulder para cada proyecto y que dentro de ella haya subcarpetas específicas para: emails, facturas, bases de datos, documentos, planificaciones y calendarios, entre otros. Con Foulders es posible y se hace automatizado pero si no es a través de nuestro software, las organizaciones deberían buscar el sistema de llevar a cabo esas dos pautas y verán inevitablemente aumentada su productividad.

¡Pon en orden tu vida con Foulders!

Pruébalo

Complicaciones que no tendrás con Foulders en el paso de la empresa 1.0 a empresa 2.0

Complicaciones que no tendrás con Foulders en el paso de la empresa 1.0 a empresa 2.0

Hay un intenso debate sobre si vamos a conseguir que las empresas 1.0 modifiquen su forma de trabajar y lleguen a convertirse en empresas 2.0. La idea es que el uso de las redes sociales y de las nuevas herramientas de trabajo se generalicen, lo que en inglés se denomina ‘mainstream’.

Existen numerosos problemas para el uso masivo de la empresa 2.0, los principales son los siguientes:

  1. Los hábitos de trabajo
  2. Email
  3. La integración de otras herramientas
  4. El cambio cultural que esto requiere

Con respecto a los hábitos de trabajo, principalmente habría que hacer un cambio en el día a día de las personas, algo muy complicado ya que la mayoría de los trabajadores están acostumbrados a sus métodos y herramientas de trabajo. Convencerlos de que hay otros procedimientos es una ardua tarea y, sobre todo, hacerles ver que por ser novedoso y moderno no tiene porqué ser complicado.

Con respecto al email, los problemas surgen cuando aparecen terceros elementos en la empresa como sucede con los clientes o proveedores, con los que la comunicación es esencial. Con ellos hay que contactar obligatoriamente vía email y, por lo tanto, es muy complicado que se integren en la plataforma 2.0 de la organización. Incluso hay empresas donde los trabajadores sólo interactúan a través del correo electrónico, ya que se niegan a utilizar las herramientas 2.0.

Desde el punto de vista de la integración, mientras estas herramientas no estén incorporadas totalmente en el día a día de estos trabajadores, las vean y usen como algo cotidiano, surgirán problemas. Como por ejemplo, al tener dos plataformas diferentes, hay que pasar la documentación de una plataforma a otra continuamente lo que conlleva pérdida de tiempo y posiblemente pérdida o mal envío de la información.

Por último, tratando el problema desde el punto de vista cultural, hay que llevar a cabo la gestión del cambio, con las dificultades que esto conlleva.

 

Desde Foulders pensamos que para facilitar la adopción de un nuevo sistema, las herramientas de empresa 2.0 actuales tienen serias debilidades y que para hacer real el paso a empresa 2.0 deberían…

  1. No cambiar demasiado los hábitos de trabajo de los empleados. Tener en cuenta que a día de hoy los trabajadores de cualquier empresa están acostumbrados a contar con un único punto de entrada de información y trabajo: el inbox del correo. Por ello las herramientas deberían intentar que esto se siga manteniendo, como hacemos en Foulders. Lo que sucede actualmente con las herramientas 2.0 es que a medida que estás trabajando vas acumulando numerosos correos en el inbox, lo que hace el trabajo engorroso, desordenado y complicado.
  2. Las herramientas 2.0 deben tener muy en cuenta el correo electrónico, ya que es una de las principales dificultades desde el punto de vista del traspaso de 1.0 al 2.0. Como hemos analizado hay obligación de utilizar el correo con ciertos actores. Cuando tenemos dos herramientas distintas con las que comunicarnos, que las usamos dependiendo de la persona con la que queremos interactuar, al final tendemos a acabar usando sólo una de ellas lo que dificulta muchísimo la implantación.

¡Prueba Foulders y pasa de ser una empresa 1.0 a una empresa 2.0!

Pruébalo

Dos trucos para cargar las pilas en el trabajo

Dos trucos para cargar las pilas en el trabajo

Joan BorysenkoHace un tiempo, por casualidad, compré una revista que traía un libro de Joan Borysenko titulado “Paz Interior para gente ocupada”. La verdad es que es uno de los mejores libros que he leído para mantener la calma y reducir el estrés derivado del trabajo.

En este libro descubrí una de las mejores analogías para explicar de qué depende el nivel de energía del que disponemos para trabajar y para nuestra vida en general.

Joan, indica que uno de los mejores test, e igual de eficaz que otros, para definir el nivel de estrés que tiene una persona es pedirle que marque su impresión en una escala de 1 a 10. Si hacemos esto, y por ejemplo estamos en un nivel de 7, el resto hasta 10: en este caso 3, es según Joan nuestro nivel de energía.

Relación entre estrés y tú energíaBien, si esto es así, ¿cómo cargamos las pilas y hacemos que al mismo tiempo disminuya el estrés? La respuesta es muy sencilla y se puede resumir en dos simples reglas:

  1. Dormir bien: es bastante obvio, pero nos solemos olvidar con frecuencia de dormir un número de horas adecuado. Piénsalo de esta forma, todo el tiempo que te quites de sueño, lo pagarás al día siguiente en un descenso de productividad mayor al número de horas perdidas de sueño. Es decir, si te quitas 2 horas de sueño, al día siguiente perderás por lo menos 2 horas de productividad. ¿No te lo crees? Compruébalo y déjame tus impresiones en forma de comentarios.
  2. Dedicar tiempo a disfrutar de nuestros gustos: ésta es la regla más importante y la que mejores resultados proporciona. Es muy sencilla, consiste en dedicar tiempo a hacer aquellas cosas que nos gusta hacer. ¡¡Simplemente eso!! Por ejemplo, si te gusta escuchar música, pasear por la playa, leer, salir de tapas, quedar con los amigos o familia… No dudes si hacerlo, porque para nada estarás quitando tiempo al trabajo o a las responsabilidades que tienes, sino que estarás cargando las pilas para trabajar de forma más eficaz, productiva y creativa.
    Piénsalo, esta regla consiste en realizar actividades que no son estresantes, por tanto recaen en la zona verde de tu barra de energía y hacen que disminuya el estrés y aumente tus fuerzas.

En conclusión:

Tómate la vida como un videojuego de lucha donde tienes que ir rellenando tu nivel de energía para poder afrontar la próxima batalla 😉

¿No crees que estas sencillas reglas son demasiado obvias para ignorarlas y no incorporarlas a tus rutinas diarias? ¡Danos tu opinión!

¿Cómo gestionar los “marrones”, personales o profesionales?

¿Cómo gestionar los “marrones”, personales o profesionales?

Para afrontar un problema ten en cuenta que:

  1. Tarde o temprano lo tienes que enfrentar.
  2. Normalmente no salen las cosas tan mal como te imaginas.
  3. En la mayoría de ocasiones acabamos con la sensación de “no era para tanto”.
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Imagen: Helping Psychology

La solución, aunque resulte difícil de tomar, es sencilla:

  1. Enfrenta el problema en el momento que aparece.
  2. Piensa cómo vas a solucionarlo siendo positivo (imagina cómo conseguir que  al final acabe bien e intenta enfocarte hacia eso).
  3. Define y anota el siguiente paso físico (lo más pequeño posible) que vas a dar.
  4. Da ese paso lo antes posible para no acabar gestionando el marrón en formato “apagar fuego”.

Ahora resulta más fácil empezar a gestionarlos ¿verdad?

Os hemos dejado algunas de las pautas que a nosotros nos funcionan, pero ¿Cuáles son tus trucos para enfrentar los problemas?

 

ETSI Informática. Avda. Reina Mercedes sn. Seville Valley


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