Segunda parte del Taller de GTD y Productividad 2.0

Como ya sabéis, esta semana en Sevilla se está celebrando el primer ‘Taller de GTD y Productividad 2.0’, dirigido a todo tipo de público y para aprender a organizarnos tanto en el trabajo, como en la familia, con los amigos y en casa.

Ayer dieron comienzo estas jornadas y en su primera sesión  Joaquín Peña, nuestro CEO, introdujo de forma clara y simple los beneficios de utilizar GTD y qué problemas solventa su uso diario.

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En esta segunda tarde aprendiendo a organizarnos hemos profundizado mejor en el tema, y Joaquín ha puesto muchísimos ejemplos reales y fáciles de llevar a cabo para conseguir aplicar GTD en nuestras vidas. En primer lugar hay que tener claro que GTD no es una opción, que funciona y que a muchísimas personas les ha cambiado la vida aplicar estas técnicas, eso sí, hay que llevar la estrategia adecuada.

Para ello primero hay que entender todas las bases de GTD:

  • Conocer las investigaciones y publicaciones de David Allen con respecto a este tema.
  • Concienciarnos en que nuestra mente tiene limitaciones y que la voz de la conciencia nos puede acabar agobiando al no controlar todo lo que tenemos pendiente.
  • Que tenemos que diferenciar y saber qué son compromisos, qué son tareas realmente imprescindibles y qué podemos dejar para más adelante.
  • Que para ser realmente productivos debemos mantener la mente en blanco de problemas sin resolver y sólo fijarnos en uno.
  • Que para aplicar GTD el orden es estrictamente necesario.
  • Que los calendarios no sirven si no se usan bajo una estrategia adecuada, lo que se denomina ‘La muerte de calendario’.

Para poder llevar a cabo todos estos puntos, Joaquín Peña nos ha ido mostrando técnicas y pequeñas pistas para hacer nuestra vida diaria más ordenada. Son unos sistemas muy sencillos de gestionar nuestra tiempo y las tareas que tengamos pendientes y de esta forma ser más productivos.

Por un lado está la regla de oro:

El orden llama al orden, por lo cual, intenta mantener tu entorno lo más ordenado posible porque así te será más sencillo que toda tu vida lo sea.

Por otro lado, y comenzando con las técnicas, si utilizas carpetas lo adecuado es que cada carpeta tenga una etiqueta con el nombre del contenido que guarde, que sean carpetas nuevas y que esa etiqueta esté hecha de forma digitalizada para darle seriedad. Por otro lado podemos darte categorías a las bandejas de entrada que tengamos, es decir: bandeja de entrada, de salida, cosas en curso, bandeja de revisar/de leer; también ha ilustrado pautas para procesar cada bandeja de entrada. De la misma manera nos ha enseñado cómo utilizar archivadores, carpetas, etiquetadoras y otros tipos de materiales muy necesarios a la hora de trabajar.

Más tarde Joaquín nos ha enseñado a qué se refiere con ‘La muerte del calendario’ y es que tener un calendario o agenda no sirve de nada si apuntamos absolutamente todo sin criterio y si encima no vamos cumpliendo lo que planificamos. En esa línea nos ha enseñado cómo tenemos que apuntar las tareas y con qué criterio para que sea útil.

Las listas son algo esencial para realizar GTD, pero no cualquier lista, sino hechas ‘con cabeza’ para que incidan en nuestra productividad. Por detallar más, ha indicado que lo útil es que apuntemos siguientes acciones (o tareas cortas y sencillas que suponen el siguiente paso para solucionar un trabajo pendiente) que nos lleven a tareas más importantes para que al verlas en la agenda no os de pereza hacerlo. Por otro lado, a la hora de atender a nuestra lista, hay que disponer criterios de importancia, y los más adecuados son los siguientes: contexto, tiempo, energía y por último, y aunque parezca extraño, prioridad. Es esencial concentrarnos y hacer una tarea cada vez, no tareas simultáneas y evitar las interrupciones. De cualquier manera:

Tenemos que aceptar que hay días y días, y que no todos los días son igual de productivos. Y que pensar también es trabajo. Es muy importante parar, salir de la rutina y así saldrán soluciones que de otra forma no.

Finalmente ha relatado profundamente las fases de GTD: RECOPILAR, PROCESAR, ORGANIZAR, REVISAR y HACER.

 

Recordad que en este tipo de post diarios tras cada sesión del taller no vamos a relatar cada técnica en profundidad, sino sólo un breve resumen. Más adelante, y en posts individualizados nos adentraremos en cada una de las técnicas para explicar GTD en condiciones y que podáis llevarlo a cabo obteniendo buenos resultados en vuestra productividad.  

Las sesiones se llevarán a cabo durante todas las tardes de esta semana en la ETSII de la Universidad de Sevilla y también será posible acudir a las charlas virtualmente a través de streaming. De la misma manera, durante todas las exposiciones puedes seguir el desarrollo del taller a través del Twitter @Foulders.

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ETSI Informática. Avda. Reina Mercedes sn. Seville Valley


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