Las bases de GTD

En el ‘I Taller de GTD y Productividad 2.0’ impartido esta semana en Sevilla de la mano de Joaquín Peña, vamos avanzando poco a poco y profundizando cada vez más en cómo conseguir ser realmente organizados en muchos ámbitos de nuestra vida para así ser más productivos. En esta tercera sesión, hemos continuado con el final de la segunda donde solamente se nos citó cuáles eran las bases y las fases de GTD: RECOPILAR, PROCESAR, ORGANIZAR, REVISAR y HACER.

Al principio Joaquín Peña, el CEO de Foulders, ha remarcado y recordado la importancia de llevar a cabo GTD en nuestra vida si queremos ser realmente productivos. Ha incidido muchas veces en que el orden es vital como “regla de oro” para que todo funcione y que hay que ser constantes. Por otro lado, recordar también qué materiales son necesarios para pode hacer GTD como son las listas de trabajo (siguientes acciones, proyectos, algún día y a la espera) y el material necesario para mantener el orden a nivel físico: bandejas de entrada (varias), etiquetadoras y carpetas para trabajo en curso y archivadores para documentos a “almacenar”.

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A la hora de ir describiendo cada paso necesario para hacer GTD, y comenzando por el primero, encontramos Recopilar, que se trata de amontonar en un mismo lugar, la bandeja de entrada, aquellas ideas, cosas, que tengamos pendientes. Joaquín ha puesto en valor que recopilar y ordenar no es hacer limpieza, que en ello puedes perder mucho tiempo y nos desvía del propósito inicial. Hemos visto, qué recopilar, bajo qué criterio y cómo hacerlo.

Seguidamente tenemos Procesar, que es sencillo, no requiere mucho esfuerzo pero en este paso es donde residue el punto clave para deterinar si una persona es un profesional que se anticipa en su trabajo o una persona que va “apagando fuegos” y solucionando los problemas tal y como le aparecen, sin planificación. Esto es, la regla de determinar el siguiente paso a dar para solucionar un problema justo cuando lo procesamos en la bandeja de entrada; así nos conseguimos adelantar al posible fuego que aparecerá si los postergamos.  En este punto es esencial diferenciar entre las tareas que tardan en realizarse menos de dos minutos y las que tardan más; hay que ponerse directamente con las primeras para ‘quitarte trabajo sencillo y rápido de encima’. Algo muy útil e importante que ha ilustrado nuestro CEO es cómo procesar en el email, un handicap que casi todos tenemos.

Revisar ha sido el siguiente paso, en él encontramos tres tipos de revisiones: Diaria, semanal y general; cada una con su importancia y su motivo, que nos ayudarán a tener todo en orden y actualizado para pasar al siguiente nivel: Planificar. En este punto, Joaquín ha remarcado que la revisión más importante es la semanal, pues en esta retomamos el control del sistema y nos adelantamos a lo que ocurrirá la siguiente semana.

A la hora de aplicar este tipo de técnicas en el trabajo, Joaquín ha recordado momentos que están íntimamente vinculadas con situaciones comunes en cualquier oficina o cualquier hogar, es decir, la importancia de delegar trabajo en compañeros o familiares o cómo organizar una reunión. Generalmente creemos que lo hacemos bien, pero en la sesión de hoy hemos aprendido que confiar en nuestro instinto es vital y que éste es muy importante en la aplicación de GTD.

 

Recordar que en este tipo de post diarios tras cada sesión del taller no vamos a relatar cada técnica en profundidad, sino sólo un breve resumen. Más adelante, y en post individualizados nos adentraremos en cada una de las técnicas para explicar GTD en condiciones y que podáis llevarlo a cabo obteniendo buenos resultados en vuestra productividad.  

Las sesiones se llevarán a cabo durante todas las tardes de esta semana en la ETSII de la Universidad de Sevilla y también será posible acudir a las siguientes charlas virtualmente a través de streaming. De la misma manera, durante todas las exposiciones puedes seguir el desarrollo del taller a través del Twitter @Foulders.

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ETSI Informática. Avda. Reina Mercedes sn. Seville Valley


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